AI asistent pro majitele firmy: co umí, co ne a jak ho zavést

Ve zkratce: AI asistent pro majitele firmy je software napojený na firemní poštu, kalendář, dokumenty a čísla. Zeptáte se ho, kolik je nevyfakturováno nebo kdo je zítra kde, a odpoví za pár vteřin. Hlídá splatnosti a termíny, z nahrávky schůzky udělá zápis a úkoly a připraví podklady. Rozhodujete dál vy. Zavedení začíná malým krokem, který je hotový do měsíce.

Co je AI asistent pro majitele firmy?

Majitel malé nebo střední firmy drží v hlavě zakázky, lidi, faktury, termíny a to, co kdo komu slíbil. Část je v e-mailech, část v tabulkách, část jen v jeho paměti. Když chce odpověď, musí ji dohledat sám, nebo se zeptat někoho, kdo ji dohledá.

AI asistent tyhle informace dá na jedno místo a umí s nimi pracovat. Rozumí běžné řeči, takže se ho zeptáte stejně jako kolegy. Na rozdíl od kolegy má po ruce celou historii firmy a nezapomíná. Proto se mu říká také druhý mozek pro majitele.

Co asistent dělá během běžného dne?

• Ranní přehled. Co hoří, co čeká na schválení, které faktury jsou po splatnosti a jaké schůzky máte.
• Odpovědi na čísla firmy. Kolik vydělala konkrétní zakázka, kolik je nevyfakturováno, kdo z odběratelů nezaplatil. Klidně hlasem z auta.
• Zápisy ze schůzek. Z nahrávky jednání vznikne zápis, seznam úkolů a koncept e-mailu.
• Hlídání termínů. Splatnosti, zádržné, sliby klientům, předávky. Připomene je dřív, než něco uteče.
• Podklady na jednání. Než jedete za klientem, připraví historii zakázek, faktur a poslední domluvy.
• Pošta a poptávky. Roztřídí, co přišlo, a připraví odpovědi nebo nabídky ke schválení.

Jak takový přehled vypadá v praxi, si můžete proklikat v případové studii instalatérské firmy. Ukázka má smyšlená data, ale stejné funkce jako skutečný systém.

Na co se asistent napojuje?

Asistent je tak dobrý, jak dobrá data vidí. Proto se napojuje na to, co ve firmě už máte, a nic z toho nemusíte měnit:

• firemní pošta a kalendář, například Google Workspace,
• dokumenty a doklady na vašem Disku,
• tabulky se zakázkami, výkazy nebo docházkou,
• účetnictví a fakturace,
• CRM, pokud ho používáte.

Ptát se ho můžete v prohlížeči, v mobilu nebo přes Telegram, kde mu stačí napsat nebo namluvit hlasovku. Schůzky může nahrávat záznamník Plaud a asistent z nahrávky připraví zápis.

Čím se AI asistent liší od ChatGPT?

ChatGPT nebo Claude v prohlížeči jsou nástroje, do kterých člověk píše. O vaší firmě vědí jen to, co jim do okna zkopírujete. Po zavření konverzace si nic nepamatují a samy nic neudělají.

Firemní asistent používá stejné jazykové modely, ale je napojený na vaše systémy a má paměť firmy. Ví, která faktura patří ke které zakázce, kdo je váš účetní a co jste minulý týden slíbili klientovi. A dělá práci sám, v mantinelech, které nastavíte.

Co asistent neumí a dělat nemá?

• Nerozhoduje za vás. Připraví podklady a návrh, rozhodnutí je vaše. Důležité věci dává ke schválení.
• Nezná, co nikde není. Když je informace jen ve vaší hlavě, musí se nejdřív někam zapsat. Proto zavedení začíná tím, že firmu dáme na jedno místo.
• Může se splést. Hlavně na začátku. Když si není jistý, má se zeptat, a ze začátku jeho rozhodnutí potvrzujete. Z každé opravy si zapamatuje, podle čeho to poznat.
• Neposílá nic ven bez povolení. E-maily, faktury a připomínky zákazníkům připraví a odešlou se až po vašem souhlasu, pokud nenastavíte jinak.

Dává asistent smysl i ve střední firmě?

Ano. Podle definice Evropské unie má malá firma méně než 50 zaměstnanců a střední méně než 250. Čím víc lidí, tím víc míst, kde informace leží: obchod má své tabulky, výroba své, účetní svůj program.

V malé firmě je „centrálním systémem“ majitel a asistent mu hlavně ulehčí hlavu. Ve střední firmě se k tomu přidá další přínos: odpovědi přestanou záviset na tom, kdo je zrovna v kanceláři. Vedoucí se zeptá asistenta místo kolegy, nová posila najde postup a historii zakázky sama a majitel vidí čísla celé firmy bez obvolávání.

Jak zavedení asistenta probíhá?

1. Hovor zdarma a mapa firmy. Třicet minut. Ukážete nám, jak to dnes děláte a co nejvíc pálí. Když nenajdeme nic, co by se vám vyplatilo, řekneme to rovnou.
2. Základní kámen. Sjednotíme to podstatné do jednoho přehledu a postavíme asistenta pro vás. Pevně ohraničené a dodané do měsíce.
3. Zaučení jako nového kolegy. První týdny potvrzujete jeho návrhy. Když opravíte, zapamatuje si proč, a příště se ptá méně.
4. Postupně další oblasti. Faktury, poptávky, výkazy, e-maily. Po jedné, podle toho, co nejvíc pálí, a každý krok má číslo, které spolu změříme.

Kdo chce nejdřív jednu konkrétní práci, například třídění poptávek, může začít AI agentem na jednu oblast a přehled firmy přidat později.

Jsou firemní data u asistenta v bezpečí?

Při zavádění podepisujeme mlčenlivost. Systém běží na vašem cloudu nebo na samostatném serveru jen pro vaši firmu, servery i zálohy držíme v EU. Asistent má přístup jen k tomu, co nezbytně potřebuje, a na vašich datech se žádný model netrénuje. Kdo chce mít všechno u sebe, může mít i lokální model na vlastním počítači.

Hotový software je váš a data se dají vyexportovat a přenést jinam. Pokud spolupráci ukončíte, nejste na nás zamčení.

Kolik AI asistent pro majitele firmy stojí?

• Asistent od 50 000 Kč. Převezme jednu oblast práce, třeba e-maily a poptávky nebo nabídky.
• Digitalizace firmy od 100 000 Kč. Propojení systémů, které už používáte, a automatizace procesů, například nabídky z poptávek.
• Komplexní digitalizace firmy od 200 000 Kč. Celá firma na jednom místě, přehled pro majitele a asistent, který o firmě ví všechno. Po fázích, každá dodaná do měsíce.

Ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH. Menší část zaplatíte na startu, zbytek až po nasazení a zaškolení. Přesnou částku řekneme po úvodním hovoru, až víme, na co asistenta napojujeme. Celý ceník najdete na úvodní stránce.

Časté otázky k AI asistentovi pro majitele

Kolik stojí AI asistent pro majitele firmy?

U nás stojí asistent na jednu oblast práce od 50 000 Kč. Propojení dalších systémů a automatizace procesů je Digitalizace firmy od 100 000 Kč. Celá firma na jednom místě s přehledem pro majitele je Komplexní digitalizace firmy od 200 000 Kč. Ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH. Přesnou částku řekneme po třicetiminutovém hovoru zdarma.

Jak dlouho trvá, než asistent začne pomáhat?

První fáze je pevně ohraničená a dodaná do měsíce. Ze začátku jeho rozhodnutí potvrzujete, postupně se ptá méně.

Můžu se asistenta ptát hlasem?

Ano. Napíšete mu nebo namluvíte hlasovku z mobilu, třeba přes Telegram, a dostanete odpověď nebo soubor.

Pošle asistent něco zákazníkovi sám?

Jen pokud mu to výslovně povolíte. Výchozí nastavení je, že e-maily, faktury a připomínky připraví a vy je schválíte.

Musíme kvůli asistentovi měnit programy?

Ne. Napojí se na poštu, kalendář, Disk, tabulky a účetnictví, které už používáte.

Chcete vidět, co by asistent dělal u vás? Vyberte si termín hovoru, je zdarma a trvá třicet minut. Pokud chcete začít menším krokem, nechte si nejdřív udělat audit webu zdarma.

Zdroj definice malé a střední firmy: Doporučení Komise 2003/361/ES o definici mikropodniků, malých a středních podniků.

• AI asistent
• Druhý mozek
• Majitel firmy