Faktury se třídí samy. Majitel má přehled o každé zakázce.
Menší instalatérská a topenářská firma, tři party montérů a všechnu administrativu dělal majitel sám. Takhle jsme postupovali od první schůzky po dnešek.
Ilustrativní data Klient je skutečný, ale anonymizovaný. Čísla na této stránce jsou smyšlená a ukazují typický případ.
1. Úvodní schůzka
Majitel přijel s jasným přáním: aby se faktury, které mu chodí od velkoobchodů, samy roztřídily na zakázky. První půlhodinu nám ukazoval, jak to dělá dnes. Tabulky, složky, výkazy montérů. Pak jsme mu ukázali, jak by to mohl dělat asistent.
Nejvíc ho zaujalo právě roztřídění faktur a přehled. A řekl to jasně: začněme fakturami, ať je vidět, že to chodí. Ostatní později. Rozsah první fáze tak určila jeho priorita, ne naše nadšení.
2. Co majitele trápilo
- Faktury chodily do mailu, on je tiskl, tužkou připisoval číslo zakázky a pak je přepisoval do tabulky.
- Dodavatel napsal na fakturu jednou „bytovka“, jindy zkratku nebo město. Kam faktura patří, poznal jen on.
- Konec měsíce znamenal hodiny nad podklady a k tomu výplaty montérům.
- Všechno bylo jen v jeho počítači. Po jednom výpadku část dat ztratil.
„Nepotřebuju to mít graficky, potřebuju jen vidět informace. A ať se mě systém zeptá, jen když si není jistý.“
parafráze majitele ze schůzky
3. Strategie: co všechno jde zjednodušit
Rozložili jsme firmu na mapu. Co dává smysl hned, co později a co vůbec ne.
Hned
Došlé faktury přiřadit k zakázce a uložit. Přehled zakázek se ziskem a zádržným. Faktury montérů z výkazů. Tisk pro účetního.
Později
Doklady účetnímu elektronicky. Drobné doklady fotkou z mobilu. Diktování e-mailů a objednávek z auta.
Záměrně ne
Docházka pro montéry (mají funkční tabulku) a sklad (materiál jde rovnou na zakázku). Nestavíme věci, které firma nepotřebuje.
4. Začali jsme tím, co nejvíc pálí
- Čtení pošty: asistent pozná fakturu, zkontroluje součty, IČO a duplicity.
- Přiřazení k zakázce: nejdřív pravidla, pak úsudek. Když si není jistý, zeptá se majitele.
- Razítko a archiv: číslo zakázky do PDF a uložení na Disk podle roku a zakázky.
- Přehled: zakázky, faktury a montéři v prohlížeči i v mobilu.
- Faktury montérů z jejich výkazů jako návrh ke schválení.
- Zálohy na samostatném serveru v EU a kopie mimo něj.
Zaučování jako u nového kolegy. Ze začátku majitel potvrzuje každé přiřazení: Správně, Jinou zakázku, nebo Poznámka. Kdykoli opraví, asistent si zapamatuje, podle čeho to poznal, a příště se ptá míň.
5. Před a po
| Co | Dřív | Teď |
|---|---|---|
| Roztřídění přijatých faktur | vytisknout, tužkou připsat zakázku, přepsat do tabulky | asistent přiřadí sám, u nejistých se zeptá |
| Faktury montérům | ruční doplnění sazeb a rozpis zakázek z Excelu | návrh z výkazu ke schválení jedním klikem |
| Najít fakturu | složky po firmách a zakázkách, tisíce PDF | hledání v přehledu, PDF s razítkem zakázky |
| Doklady pro účetního | tisk po jednom | výběr měsíce a jeden sloučený soubor |
| Zisk zakázky | ruční součet, mohl se lišit i o desítky procent | počítá se ze všech faktur automaticky |
| Zádržné | zhruba milion korun na několika zakázkách bez sledování | upozornění po ukončení každé zakázky |
6. Další fáze v čase
- Týden 1
Ověření na skutečných fakturách
Než se cokoli pustilo naplno, změřili jsme na desítkách skutečných faktur, co asistent spolehlivě přečte a přiřadí. Až pak padlo rozhodnutí jít dál.
- Týden 2
Historie a archiv
Import historie zakázek, vydaných faktur a výkazů. Přezdívky zakázek, které používají dodavatelé. Archiv na Disku podle roku a zakázky.
- Týden 3
Přehled na reálných datech
Přehled zakázek a faktur v prohlížeči i v mobilu, faktury montérů ke schválení, zálohy na samostatném serveru v EU.
- Měsíc 2
Zkušební provoz souběžně
Jeden celý konec měsíce běží nový i dosavadní postup vedle sebe. Majitel vidí rozdíl na vlastních číslech.
- Dál
Další kroky podle majitele
Doklady účetnímu elektronicky, drobné doklady fotkou z mobilu, diktování e-mailů a objednávek z auta. Po jednom, podle toho, co pálí.
7. Průběžné konzultace
Jakmile majitel systém používal, začaly ho napadat další věci. To je správně. Za tři dny po spuštění jsme podle jeho hovorů dodali sedm kol úprav, například:
- nezaplacené faktury řadit podle splatnosti, nejbližší nahoře,
- sazba za hodinu a kilometr zvlášť u každého montéra,
- tisk víc faktur najednou do jednoho souboru pro účetního,
- hlídání zádržného a upozornění po ukončení zakázky,
- číslování vydaných faktur navázané na jeho řadu, s QR kódem k platbě.
Proto je naše spolupráce dlouhodobá. Systém roste s firmou.
Proklikejte si to sami
Celý systém tak, jak ho majitel používá každý den. Firma i data jsou smyšlené. Přiřaďte fakturu k zakázce, schvalte fakturu za montéra, vytiskněte měsíc pro účetního nebo se zeptejte asistenta vpravo dole.
Chcete něco podobného u vás?
Třicet minut, zdarma. Řekneme vám, čím bychom začali a kolik by to stálo.
